DNS wijziging t.b.v. Simplicate

Simplicate is een populaire CRM- en projectmanagement-tool die veel bedrijven gebruiken. Om ervoor te zorgen dat e-mails vanuit Simplicate correct worden afgeleverd en niet als spam worden gemarkeerd, moet je specifieke DNS-records instellen. Dit proces heet ook wel "e-mail authenticatie" en zorgt ervoor dat ontvangers kunnen verifiëren dat de e-mails daadwerkelijk namens jouw domein worden verstuurd.

Waarschijnlijk heb je van Simplicate een link (https://support.simplicate.nl/nl/articles/107051-noreply-simplicate-app-vervangen-door-je-eigen-e-mailadres) met instructies gehad om DNS-records in te stellen. In die instructies staat beschreven welke technische DNS-wijzigingen nodig zijn. Gelukkig kun je bij ons eenvoudig de DNS aanpassen met onze integratie tool, zonder dat je zelf handmatig ingewikkelde DNS-records hoeft te kopiëren en plakken.

Wat doet de Simplicate DNS-integratie precies?

Wanneer je de Simplicate-integratie activeert, worden automatisch de juiste SPF-, DKIM- en DMARC-records toegevoegd aan jouw DNS-zone. Deze records zorgen ervoor dat:

SPF (Sender Policy Framework): E-mailservers weten dat Simplicate toestemming heeft om e-mails namens jouw domein te versturen
DKIM (DomainKeys Identified Mail): E-mails een digitale handtekening krijgen die de echtheid bevestigt
DMARC (Domain-based Message Authentication): Er een beleid wordt ingesteld voor hoe ontvangers moeten omgaan met e-mails die de authenticatie niet doorstaan

Stap-voor-stap instructies

Stap 1: Navigeer naar je domein

Log in op ons klantenpaneel via https://www.d-hosting.nl/klantenpaneel. Klik vervolgens op Diensten in het hoofdmenu en daarna op de domeinnaam waar de wijziging moet worden gedaan. Dit is het domein dat je voor Simplicate wilt gebruiken, bijvoorbeeld eenvoorbeeld.nl.

Stap 2: Open de DNS-beheeromgeving

Klik rechts in het scherm op het DNS-icoontje (het pictogram met de wereldbol en instellingen).

Je komt nu in de DNS-beheeromgeving waar je alle DNS-records voor jouw domein kunt inzien en aanpassen.

Stap 3: Selecteer de Simplicate-integratie

Kies nu rechtsboven bij Integratie de optie Simplicate uit het dropdown-menu. Ons systeem kent verschillende voorgedefinieerde integraties voor populaire diensten, waardoor je niet zelf alle technische waardes hoeft in te voeren.

Stap 4: Controleer en bevestig de wijzigingen

Je ziet nu een overzicht van alle DNS-records die toegevoegd of aangepast zullen worden. Neem deze goed door om te controleren of alles correct is. Je ziet bijvoorbeeld:

Een SPF-record dat de Simplicate-servers toevoegt aan de lijst van geautoriseerde verzenders
Een DKIM-record met een unieke sleutel voor jouw domein
Eventueel een DMARC-record (indien deze nog niet bestaat)

Wanneer je tevreden bent met de voorgestelde wijzigingen, klik je op Integratie toepassen.

Let op: Het kan zijn dat er al bestaande DNS-records zijn, bijvoorbeeld als je al andere diensten gebruikt. In dat geval combineert ons systeem waar mogelijk de nieuwe records met de bestaande records, of geeft een waarschuwing als er conflicten zijn.

Stap 5: Bevestiging

Indien alles correct is opgeslagen, zie je een bevestigingsmelding. De DNS-wijzigingen zijn nu actief!

Belangrijke opmerkingen

DMARC-record kan afwijken

Het DMARC-veld kan afwijken van wat je in de screenshots ziet. Als hier al een andere waarde staat, bijvoorbeeld voor een andere dienst die je eerder hebt ingesteld (zoals Microsoft 365, Google Workspace of een andere e-mailprovider), dan laten we deze automatisch staan. Dit is belangrijk omdat een DMARC-record geldt voor je hele domein en niet per dienst kan worden ingesteld.

Als je al een bestaand DMARC-record hebt, hoef je voor Simplicate meestal geen wijzigingen aan te brengen. De SPF- en DKIM-records zijn voldoende om ervoor te zorgen dat Simplicate e-mails correct kan versturen.

Propagatietijd

Houd er rekening mee dat DNS-wijzigingen enige tijd nodig hebben om zich te verspreiden over het internet. Dit wordt DNS-propagatie genoemd en kan enkele minuten tot maximaal 24 uur duren, hoewel het meestal binnen een uur actief is. Tijdens deze periode kunnen e-mails vanuit Simplicate mogelijk nog niet optimaal worden afgeleverd.

Testen van je configuratie

Na het doorvoeren van de DNS-wijzigingen kun je het beste een test-e-mail versturen vanuit Simplicate om te controleren of alles correct werkt. Stuur bijvoorbeeld een e-mail naar je eigen zakelijke e-mailadres. Als je deze e-mail netjes ontvangt en deze niet in de spam-map terechtkomt, is de configuratie geslaagd.

Problemen of vragen?

Loop je tegen problemen aan of werkt de integratie niet zoals verwacht? Neem dan gerust contact met ons op via support. We helpen je graag verder met het correct instellen van je DNS-records voor Simplicate.

Heb je vragen over hoe de DNS-records er precies uitzien of wil je deze handmatig controleren? Je kunt altijd de DNS-records inzien in het klantenpaneel via de DNS-beheeromgeving.